FAQ

EWAS (Einfacher Weiterleitungs Assistent) ist eine Desktop-Software für Windows, die E-Mails aus definierten Ordnern in Ihren E-Mail-Postfächern automatisch an festgelegte Empfänger weiterleitet und anschließend archiviert. Der Hauptanwendungsfall ist die automatisierte Weiterleitung geprüfter Rechnungen und Belege an Steuerberater, DATEV oder andere von Ihnen gewählte Empfänger.

EWAS ist eine Desktop-Software für Windows-Betriebssysteme.

EWAS eignet sich besonders für Unternehmen, Steuerkanzleien und andere, die regelmäßig Belege oder Rechnungen per E-Mail erhalten und diese nach der Prüfung händisch an andere Prozessbeteiligte weiterleiten müssen. Da jede Schnittstelle eine potenzielle Fehlerquelle ist, hilft EWAS erheblich, die Fehlerquote zu reduzieren, indem Belege vom Menschen geprüft und freigegeben, aber von EWAS effizient, automatisiert und fehlerfrei an die korrekten Empfänger weitergeleitet und direkt archiviert werden.

EWAS unterstützt alle E-Mail-Anbieter, die IMAP für den E-Mail-Empfang und SMTP für den Versand bereitstellen. Dazu gehören unter anderem Gmail, GMX, t-online sowie E-Mail-Postfächer mit eigener Domain.

Ja, das ist problemlos möglich. Es können sogar E-Mails in einem Postfach empfangen und von einem anderen Postfach weiter verschickt werden. Das kann zum Beispiel für generische Scanner-Adressen sinnvoll sein, die nicht als valide Absender bei DATEV-Upload-Adressen hinterlegt werden können.

EWAS stellt eine Verbindung über die standardisierten Protokolle IMAP (zum Lesen und Verschieben von E-Mails) und SMTP (zum Versenden von E-Mails) her.

Das hängt von Ihrem Wunsch ab. Standardmäßig werden alle 15 Minuten die Postfächer überprüft und relevante E-Mails, die den definierten Regeln entsprechen, weitergeleitet oder in andere Ordner einsortiert. Outlook oder ein anderes E-Mail-Programm muss dafür nicht geöffnet sein. Das Intervall kann in der Konfiguration angepasst werden, zusätzlich kann die Bearbeitung jederzeit per Knopfdruck sofort ausgelöst werden.

Sobald eine E-Mail in einen von EWAS überwachten Ordner verschoben wird, prüft EWAS die E-Mail anhand der hinterlegten Regeln und leitet sie – sofern sie noch nicht weitergeleitet wurde – automatisch an die definierten Empfänger weiter. Anschließend wird die E-Mail archiviert.

Ja, auf Wunsch werden weitergeleitete E-Mails automatisch (auf Wunsch nach Monat und Jahr sortiert) in einem Postfach Ordner „Archiv“ abgelegt. Die Belege können auch automatisch offline in einen Dateiordner Ihrer Wahl abgespeichert werden.

Ja, EWAS kann E-Mails an einen oder mehrere Empfänger gleichzeitig weiterleiten, inklusive Nutzung des CC-Feldes.

Ja, EWAS kann den Betreff bei der Weiterleitung automatisch anpassen, zum Beispiel durch das Voranstellen von Begriffen wie „Rechnung“ oder „Weitergeleitet“. Dies ist vollständig an Ihre Wünsche anpassbar.

Ja, EWAS erlaubt es, E-Mails aus einem Postfach auszulesen und sie mit der Absenderadresse eines anderen konfigurierten Postfachs zu versenden.

Die häufigsten Formate sind PDF und XML, aber EWAS kann jeden gängigen Dateianhang auslesen und weiterleiten.

Die Archivierung kann entweder direkt im E-Mail-Postfach oder alternativ in einem Verzeichnis auf dem Windows-System erfolgen.

Ja, auf Wunsch werden weitergeleitete E-Mails automatisch archiviert.

Im automatischen Modus läuft EWAS im Hintergrund und überwacht kontinuierlich die definierten Ordner. Sobald eine neue E-Mail erkannt wird, wird sie automatisch geprüft, weitergeleitet und archiviert.

Im manuellen Modus wird EWAS erst aktiv, wenn der Nutzer den Vorgang bewusst startet.

EWAS prüft vor jeder Weiterleitung, ob die betreffende E-Mail bereits verarbeitet wurde. Bereits weitergeleitete E-Mails werden von einer erneuten Verarbeitung ausgeschlossen.